Inventario de stock, la pesadilla de muchas tiendas físicas y online. Me ha parecido interesante tocar el tema con las tiendas Shopify porque se puede ahorrar mucho tiempo y dinero si montamos una estructura adecuada. Vamos a seguir viendo el ejemplo con Zapier y Make.
Ahora vamos a ver paso a paso cómo automatizar la gestión del stock de tu tienda Shopify de forma automática con sistema de alertas y previsión de demanda inteligente.
¿Qué beneficios tiene este tipo de automatización?
Primero que nada, dinero. Shopify te cobra hasta por cagar, y un módulo que te haga esto te puede costar cerca de $200 al año. En 5 años te puedes ahorrar unos $1.000 tranquilamente. Además, te evitas las revisiones manuales de stock y previenes fallos que después te impidan servir correctamente a los clientes.
Por si esto fuera poco, te evitas un exceso de productos almacenados en caso de devoluciones y un control sobre los productos más devueltos. De manera que no tengas dinero embalsado en material que no vas a vender de forma inmediata.
¿Qué herramientas puedes usar controlar tu stok en una tienda Shopify?
Herramientas externas como Make y Zapier, y también N8N. Son las herramientas más populares para este tipo de automatización. A continuación, te explico paso a paso cómo hacerlo con las plataformas Make y Zapier, sus ventajas y desventajas y otro día vemos más en profundidad N8N.
Qué necesitas para llevar a cabo todo el proceso
Esto es lo que necesitas para tener una herramienta automatizada de gestión de inventario inteligente:
- Una tienda Shopify.
- Herramientas como Google Sheets, QuickBooks o un sistema de gestión de inventarios (como TradeGecko o Cin7) para actualizar automáticamente el inventario cuando se realicen ventas, devoluciones o reabastecimiento de stock. Usa el que más te cómodo te sea.
- Cuentas en Make o Zapier, desde los que realizaremos las conexiones entre las diferentes plataformas y tu Tienda.
- Correo Electrónico o Slack si quieres recibir alertas de cualquier problema de stock.
Como puedes ver son herramientas de poco coste, simples y directas. A continuación vamos a ver todo el proceso paso a paso en ambas plataformas.
Automatización con Make
- Inicia sesión en Make y crea un nuevo «Escenario».
- Disparamos el escenario con Shopify > New Event.
- Usa el módulo Shopify > Updated Order para capturar cualquier cambio en el pedido, como modificaciones o devoluciones.:
- Generar palabras clave: «Dame una lista de palabras clave relacionadas con [título del post] y [contenido]
- Google Sheets: Usa el módulo de Google Sheets > Update Row para actualizar el inventario en tiempo real si trabajas con hojas de Google.
- TradeGecko / QuickBooks: Si quieres una integración más avanzada puedes usar TradeGecko o QuickBooks y conseguir así una gestión más potente.
A diferencia de Zapier, si trabajas con múltiples ubicaciones, puedes integrar este dato directamente desde Shopify para que se actualicen las cantidades por ubicación.
Condiciones adicionales: Añade lógica en los flujos de trabajo para manejar devoluciones o modificaciones de pedidos, restando la cantidad de inventario de los productos devueltos o modificados y sin necesidad de añadir reglas a las hojas de Google.
Seguimiento del inventario con Make
En Make, puedes usar la funcionalidad de Watch Inventory Level de Shopify y hacer que el sistema te avise o haga un pedido de reposición automáticamente. Este sería el proceso:
- Utiliza el módulo Shopify > Watch Inventory Levels para monitorizar los niveles de inventario de tus productos.
- Usa Google Sheets > Update Row para registrar los niveles de inventario y de ese modo crear alertas de stock bajo.
- Finalmente usa Slack > Send Message o Gmail > Send Email para recibir alertas de stock bajo.
Planificación de Inventario y Tendencias Estacionales en Make
Conn Make, puedes integrar plataformas avanzadas de análisis como Google Data Studio o Tableau para crear un pronóstico más preciso. Los pasos son simples, siguiendo el flujo de trabajo sólo tienes que crear tus plantillas de datos:
- Google Sheets > Create Row: Que ya la tienes, y al registrar los datos de ventas añadir las estructuras de datos que te permitan ver la tendencia de los clientes.
- Conecta a Google Data Studio o Tableau entre otras herramientas de análisis más complejas y podrás realizar un análisis de las ventas y predecir la demanda futura desde las mismas herramientas.
Automatización con Zapier
- Inicia sesión en Zapier y crea un «Escenario» nuevo.
- Añadimos un disparador Shopify, con la opción: «Nuevo pedido» o «Pedido actualizado», podemos añadir un segundo disparador: Devolución de pedido.
- Registramos el pedido:.puedes usar con facilidad las siguientes dos opciones:
- Google Sheets: Registrará la venta de un producto en una hoja de Google Sheets, actualizando el stock en tiempo real. Puedes establecer fórmulas de Excel para restar el número de productos vendidos o devueltos.
- QuickBooks o TradeGecko: Si dispones de sistema de gestión de inventarios, puedes actualizar el inventario directamentepara reflejar las ventas o devoluciones.
- Múltiples tiendas (opcional): Si trabajas con varias ubicaciones, puedes usar Shopify Multi-Location para gestionar inventarios en diferentes almacenes y luego reflejar esos cambios en Google Sheets o en tu sistema de gestión de inventarios.
Seguimiento del inventario con Zapier
Para el seguimiento de inventario en Zapier, puedes usar disparadores basados en el stock y configurar alertas si los niveles de inventario alcanzan un umbral bajo. Esto es ideal para prevenir la falta de productos en tu tienda.
- Como ya tenemos el disparador iniciado, Shopify > New Product o Shopify > Inventory Level Updated sólo tenemos que seguir el flujo de la automatización.
- Monitoriza el stock al realizar los cambios en Google Sheets. Aprovecha la acción para usar cada disparador.
- Envío de alertas:Configura una acción de Slack > Send Channel Message o Email by Zapier para enviar una notificación si el inventario de algún producto llega a niveles que consideres bajos.
Planificación de Inventario y Tendencias Estacionales en Zapier
ara el pronóstico de demanda, Zapier no tiene una herramienta específica, pero puedes conectar Shopify con Google Sheets o Data Studio para analizar patrones históricos de ventas y obtener tendencias estacionales.
Siguiendo con el flujo de procesos anterior, podemos hacerlo de la siguiente forma:
- Usa Google Sheets para hacer un análisis simple con fórmulas o gráficos, observando las tendencias de ventas por producto a lo largo del tiempo.
- Si trabajas con Data Studio, puedes crear reportes visuales basados en los datos de ventas y tendencias de demanda.
¿Qué ganas con todo ese trabajo?
Si quieres tener un mayor control de tu tienda, el tiempo que dediques a montar este flujo de trabajo te parecerá bien empreado. Entro otras, te aportará todo esto:
- Mejora de la planificación del inventario basado en tus datos históricos.
- Ayuda a anticipar picos de demanda y a refrescar las tendencias en eventos estacionales.
- Reduce la probabilidad de quedar sin stock y no poder servir a tus clientes.
- Te ahorras tener que revisar, ya que recibes notificaciones automáticas cuando los niveles de inventario estén bajos.
- Además, esto te ayuda a evitar errores humanos al modificar manualmente los niveles de inventario.
Dos procesos muy similares
Como puedes ver en el esquema anterior, el proceso para automatizar la gestión de inventario de tu tienda Shopify, es muy sencillo y en un par de ratos lo puedes montar. A continuación puedes ver cómo quedaría el esquema en las dos plataformas:
¿Qué plataforma elegir para manejar el inventario de Shopify de forma automática?
Los dos flujos de trabajo son bastante sencillos y puedes adaptarte a ambos si tienes nociones de manejar estas herramientas. Para tema de estadísticas personalmente soy más partidario de Make por aceptar soluciones más complejas, para este proyecto en concreto, estos son los pros y contras más notables:
- Zapier: Va muy bien para automatizaciones simples, como la actualización de inventarios, seguimiento de ventas y envíos de notificaciones, entre otras tareas. Es fácil de configurar, aunque con ciertas limitaciones cuando se requieren flujos más complejos.
- Make (Integromat): Si tienes necesidades más complejas y personalizadas, como la integración con múltiples plataformas de análisis, el desarrollo de flujos de trabajo a medida, o la creación de reportes personalizados es más completo. Ofrece mucha mayor flexibilidad y control sobre el proceso de automatización, la única pega es que requiere de mayor práctica en este tipo de procesos.
Conclusiones
Sea cual sea la opción que elijas, te vas a ahorrar dinero y tiempo de trabajo. Además, el poder personalizar la herramienta también te permitirá en un futuro añadir nuevos flujos de trabajo, mejorar y agilizar importaciones y ampliar tiendas. Tanto en Woocommerce como en Shopify es importante tener el control
Hola, mi nombre es Paco Gayet.
Soy programador, analista de sistemas y diseñador gráfico y web. Trabajo desde 2007 en diferentes proyectos con mayor o menor éxito. Entre los servicios más destacados que he prestado a diferentes empresas podemos destacar los siguientes:
Diseño web
Mediabuying para redes
Social media
SEO
SEM
Desarrollo de aplicaciones
Gestión de Ecommerce
Actualmente realizo diferentes tareas para varias empresas en las que destacan la promoción y gestión de herramientas de atención al cliente. En mis pocos ratos libres dedico un pequeño esfuerzo a desarrollar proyectos personales como este que tenéis delante y en el que intento ofrecer un poco de información y ayuda a otros diseñadores y desarrolladores.
