¿Tienes una tienda online y usas la combinación Wordpress – Woocommerce?. Pues bien por tí. Creo que es una de las mejores opciones a casi todos los niveles si te manejas bien con paneles y diseñando, y si sabes un poquito de programación ya puede ser la leche.
En este post voy a ayudarte a mejorar un poco tu estructura Woocommerce. En este caso vamos a pasar la información de los pedidos de tu tienda online a una hoja Excel y vamos a darle utilidad a esta información.
¿Qué beneficios tiene este tipo de automatización?
En primer lugar, te va a dar una herramienta visual del desarrollo y funcionamiento de tu tienda online. Con esto, si sabes cruzar datos podrás tener a mano datos como:
- Productos más vendidos.
- Valor medio, máximo y mínimo de las compras de cada cliente.
- Si los clientes compran gracias a promociones, descuentos, campañas de publicidad.
- Estacionalidad de las ventas.
- Control más detallado de la facturación.
- Si cruzas los datos con los gastos, podrás ver también el beneficio real.
- Cálculos de impuestos, previsión de gastos, fidelización de clientes y mucho más.. Tu pones el límite.
¿Qué herramientas puedes usar para pasar tus pedidos Woocommerce a Google Sheets?
Hay varias plataformas que me gustan y cada una de ellas sigue un proceso similar. Estas son las más comunes:
- Zapier: Simple, directo y muy fácil de usar. Para usuarios con conocimientos básicos que no quieran ir mucho más allá, es una buena opción
- Make: No le veo ninguna dificultad para acciones básicas, y además tiene mayor potencial de desarrollo si quieres hacer más cosas, además es más económico. Para mí es de las más potentes actualmente.
- Automate.io: Similar a Zapier algo más económico para pequeños proyectos. Tiene una interfaz sencilla y una buena cantidad de integraciones aunque no tantas como las anteriores.
- n8n: Esta opción de código abierto te permite una personalización muy profunda. Si tienes habilidades técnicas, es ideal para crear flujos muy personalizados y hasta cierto límite es sin pagar suscripciones mensuales.
- Pipedream: Es una plataforma también muy flexible que permite crear flujos de trabajo usando código. Es ideal si necesitas algo muy específico y no te importa programar un poco.
Para este ejemplo vamos a usar Make. Te lo detallo en un par de pasitos.
Qué necesitas para llevar a cabo todo el proceso
Esto es lo que necesitas para tener una herramienta automatizada que almacene tus pedidos de Woocommerce en hojas de Google:
- Una tienda con woocommerce desde la que vendes.
- Una cuenta Google con una hoja de Google creada.
Y sólo con esto, vas a poder tener una herramienta automatizada desde la que podrás ver todos los datos de los pedidos de tus clientes.
Proceso de automatización con Make
- Inicia sesión en Make y crea un nuevo «Escenario».
- Disparamos el escenario con WooCommerce «Watch Orders».
- Conectamos el escenario, para ello sólo debemos crear una clave API en nuestro WooCommerce -> Ajustes -> Avanzado -> API REST -> Añadir Clave
- Crea el tdocumento de Google: Configura las cabeceras a tu gusto. Nº de pedido, productos, valor, cliente, fecha, estado de pedido, notas, dirección y todo lo que necesites.
- Agrega y conecta la hoja de Google a Make (Add a Row): Sólo tienes que conectar tu cuenta de Google y enlazar el documento creado. Selecciona los campos que quieres añadir a la hoja de Google.
Cada vez que se genere un pedido la automatización se disparará y te creará una nueva línea en tu hoja de pedidos. Fácil, ¿No?. Si te manejas con estos paneles en una horita lo tienes.
¿Qué puedes añadir a esta automatización?
Para una tienda online, tener todos los datos de las ventas a mano te permitirá ahorrar tiempo, eso está claro, pero además, si tienes nociones del manejo de los documentos Excel podrás cruzar datos y sacar decenas de tareas adelante, entre las que destacan:
- Migraciones: Preparando los campos correctamente puedes migrar todas tus ventas a cualquier plataforma que necesites en segundos.
- Facturación: Aunque tienes plugins como PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce que te generan tus facturas, añadiendo dos pasitos más a esta automatización, podrás tener facturas a medida y no dependerás de terceros, además podrás adaptar tus facturas a los requisitos de la administración con más facilidad con plataformas como FacturaDirecta o QuickBooks.
- Sincronización con otras plataformas: Si tienes varias tiendas online u otros negocios desde los que recibes pedidos, puedes cruzar los datos y sincronizar varios flujos en varias hojas del documento que te permitan llevar un orden de facturación y de pedidos general del negocio. Además, puedes sincronizar los pedidos con otros CRM como Pipedrive y centralizar la facturación entre otros.
- Menos errores: Podrás evitar duplicidades en las órdenes aplicando filtros y controlar que no de problemas el módulo de Ecommerce.
- Control estadístico: Datos + Excel es sinónimo de control. Podrás ver todo lo que envuelve a tu negocio, sobre todo si tienes varios puntos de venta. Comparar tiendas, analizar campañas de márketing, ver la estacionalidad de las ventas, la efectividad de tus landing pages y mucho más.
- Control de gastos y beneficios: Si añades también los costes de producto, impuestos, costes de promoción, servidores etc.. tendrás un balance detallado de tu empresa.
Dos pasos que te aportan mucho
Como puedes ver en el esquema anterior, el proceso para automatizar la inserción de pedidos en Google Sheets es sencillo, una vez montado no requiere mantenimiento, y te sale muy barato. A continuación puedes ver cómo quedaría el esquema:
Conclusiones finales
Puedo asegurar que he montado este proceso a varios clientes y lo he soncronizado con diferentes CRM para poder centralizar todos los pedidos del negocio y están más que satisfechos. Por un lado evitan problemas de facturación, pero además de este modo han podido ver el potencial de la venta online y han mejorado y ampliado sus nichos de negocio.
Si tienes un ratito, vale la pena este proceso, sea desde la plataforma que sea, da igual Make, que Zapier que cualquier otra.
Hola, mi nombre es Paco Gayet.
Soy programador, analista de sistemas y diseñador gráfico y web. Trabajo desde 2007 en diferentes proyectos con mayor o menor éxito. Entre los servicios más destacados que he prestado a diferentes empresas podemos destacar los siguientes:
Diseño web
Mediabuying para redes
Social media
SEO
SEM
Desarrollo de aplicaciones
Gestión de Ecommerce
Actualmente realizo diferentes tareas para varias empresas en las que destacan la promoción y gestión de herramientas de atención al cliente. En mis pocos ratos libres dedico un pequeño esfuerzo a desarrollar proyectos personales como este que tenéis delante y en el que intento ofrecer un poco de información y ayuda a otros diseñadores y desarrolladores.
